4.4
Подведение итогов аудита
4.4.1 Итоги проверки на адекватность и соответствие.
Матричный анализ итогов аудита
По завершению аудита
подводится общий анализ итогов, в том числе количество и характер несоответствий.
Например, этот анализ может быть сделан в матричной форме. Такой анализ
помогает составить общее впечатление о системе, выявить ее сильные и слабые
места.
Форма с итогами матричного
анализа может быть включена в общий итоговый отчет. Пример формы для проведения
матричного анализа, приведенный в [6], показан на рисунке 4.4:
Рис.4.4 Форма для
проведения матричного анализа итогов аудита
Подобная процедура
матричного анализа может проводиться и для проверки на адекватность. В матрице
отражаются итоги предварительной и основной проверки документации.
4.4.2 Заключительное собрание
Под руководством
ведущего аудитора производится подготовка заключительного собрания (совещания)
на предварительном заседании группы аудиторов. Обычно на этом заседании
решаются следующие вопросы:
1. Информация каждого
члена группы.
2. Совместное обнаружение
проверка и оценка выводов.
3. Сообщение о
категории несоответствия.
4. Определение
выводов и последующих действий.
5. Разработка проекта
итогового отчета.
Проведение совещания.
Оно проводится под
руководством ведущего аудитора. Желательно присутствие всех, кто был на вводном
совещании. Совещание включает следующие вопросы:
1. Выражение благодарности
проверяемой организации и ее сотрудникам.
2. Краткое заключение
по объему аудита.
3. Разъяснение причин
аудита, его целей и методов.
4. Повторное
представление группы аудита.
5. Заявление о том,
что отчет составляется только по выявленным несоответствиям. Обратить
внимание на то, что в ходе аудите
выявляются не все несоответствия ввиду выборочного характера аудита.
6. Информация о
вопросах и обсуждение в конце собрания.
7. Сообщение каждого
члена группы по его области аудита.
Ведущий аудитор делает
пояснение по каждому зарегистрированному несоответствию. Несоответствия
официально предоставляются руководителям предприятия и работникам проверяемых
подразделений.
8. Подведение общих
итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать своему руководству.
9. Обсуждение с
представителями предприятия. Если в ходе обсуждения со стороны проверяемого
подразделения представлены дополнительные доказательства того, что несоответствие
не является обоснованным или оно устранено, несоответствие снимается ведущим
аудитором. В отчете они могут быть
указаны как устраненные в ходе проверки.
10. Определение
ответственного за корректирующие мероприятия и установление сроков их выполнения.
Здесь возможны ограничения (например, для Бюро Веритас (BVQI) обычный срок устранения
несоответствия до 90 дней).
11. Представление
индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если часть
документов рукописная, в максимально короткие сроки должен быть представлен
официальный печатный вариант.
5. Составление
отчета по результатам проведения аудита
В обязанности
ведущего аудитора входит своевременное и точное подготовка отчета согласно
правилам, принятым данным органом по сертификации. Свое влияние на содержание
отчета вносит вид аудита (первой, второй, или третьей стороны), а так же
возможность сочетания с аудитом продукции или процесса и т.д.
При подготовки отчета
желательна оперативность отчета, соблюдение сроков, компетентность предоставленных
результатов.
Можно выдвинуть общие
требования к отчету:
1. Отчет должен
отражать только факты, выявленные в ходе проверки.
2. Отчет должен быть
составлен таким образом, чтобы его понимали те лица, для которых он предназначен.
3. Все утверждения
должны быть точными и обоснованными и подтверждены конкретными ссылками.
4. Отчет должен быть
согласован со всеми заинтересованными
сторонами.
5. В отчет не следует
включать второстепенные недостатки и несоответствия, которые в том числе корректируется
в ходе аудита. И их следует сохранять в рабочих записях аудитора как исходную
информацию для повторных аудитов.
За точность и полноту
отчета несет ответственность ведущий аудитор. Обычно устанавливается
максимальный срок, в течение которого отчет должен быть окончательно оформлен и
подписан руководством и членами группы и согласован с проверяемой стороной.
Структура отчета. Отчет
может содержать следующие разделы:
1. Цель и масштаб
проверки.
2. Сведения о
документах, на соответствие которым проводился аудит.
3. Сведения о составе
группы и сотрудниках проверяемого подразделения с взаимодействием с объектами
проверки и датами проверки.
4. Наблюдения, замечания
о несоответствиях.
5. Заключение по
результатам аудита.
6. Приложения к
отчету: Отчеты о несоответствии (также могут прилагаться заполненные контрольные
листы). Аудит
процессов
Аудит процесса или
процедуры часто является составной частью аудита системы.
В аудите процесса
аудитор проверяет способность процессов изготовления или их протекание или
административно-технические процессы.
Основные вопросы при
проведении аудита процесса направлены на изучение параметров процесса.
Руководителям производств аудит процесса служит также для доказательства
способности процесса.
Руководитель
производства должен обеспечить своей деятельностью в качестве менеджера бесперебойное
функционирование вверенных ему процессов.
Аудит:
виды, цель и основы
Аудит процесса
Цель: оценка эффективности
мероприятий QM по определенному
процессу
оценка способности качества
определение мероприятий по
улучшению
Основы: соответствующие
методологические инструкции (QMV)
документация по проведению,
надзору и проверке
соответствующих процессов
соответствующее оборудование
соответствующие требования к
квалификации персонала
Охват: определенные
процессы, например, процесс изготовления
|