9, 10 Управление поставками. Определение и документирование требований к поставкам. Оценка и выбор поставщиков

Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации.

Должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки поставщиков.

Примеры входов для процесса управления поставщиками:

- оценка соответствующего опыта;

- деятельность поставщиков по сравнению с конкурентами;

- анализ качества закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы;

- аудиты систем менеджмента поставщиков и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком;

- контролирование сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей;

- финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества;

- реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах;

- возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщиков и предыстория работы в соответствии с требованиями;

- осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и регламентирующим требованиям;

- возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы;

- положение и роль поставщика в сообществе, а также его восприятие обществом.

Требования к спецификациям поставщика на его процессы и продукцию следует разрабатывать вместе с поставщиками, извлекая выгоду из знаний этих поставщиков.

Организации необходимо определить потребность в записях, касающихся верификации, информирования и реагирования на несоответствия закупаемой продукции с целью обеспечения соответствия своей продукции требованиям потребителей и других заинтересованных сторон.

Руководству необходимо рассмотреть действия, требующиеся для поддержания работы организации и удовлетворения заинтересованных сторон в случае отказа поставщиков

Критерии оценки поставщика – это показатели, по которым производится оценка поставщика (пример приведен на рис. 11):

·         качество продукции, соответствующее установленным требованиям;

·         соблюдение сроков поставки продукции;

·         цена, соответствующая качеству продукции;

·         наличие сертификата на систему качества, производства, продукцию;

·         другие показатели.

Рисунок 11 - Пример критериев и формы для проведения оценки поставщиков

Процесс оценки и выбора поставщиков включает в себя следующие этапы:

·         анализ данных о качестве продукции, поставляемой поставщиком, и соблюдение сроков поставки;

·         анализ анкет, полученных от возможных поставщиков;

·         анализ результатов посещения предприятий-поставщиков с целью оценки состояния производства поставляемой продукции, а также оценки их системы качества;

·         присвоение категории поставщикам;

·         составление и утверждение «перечня одобренных поставщиков»;

·         определение приоритетов при выборе поставщиков;

·         определение объема входного контроля в зависимости от категории поставщиков;

·         определение условий входного контроля и заключение договоров для поставщиков, не включенных в «перечень одобренных поставщиков».

Например, в АО «АВТОВАЗ» интегральная оценка поставщика состоит из четырех частных оценок. Каждая частная оценка, в свою очередь, определяется по оценкам ряда элементарных показателей, которые в совокупности дают возможность получить достаточно полное представление о поставщике.

По результатам оценки каждый из поставщиков условно получает одну из четырех категорий:

А — отличные;

В — надежные;

С — ненадежные;

D — неудовлетворительные.

Для категорий определен базовый набор управляющих воздействий: для отличных поставщиков — поощрительные акции, для ненадежных и неудовлетворительных — меры управления различной степени жесткости и санкции, вплоть до отказа от закупок для поставщиков категории D.

11 Процессы, связанные с потребителями

 Определение требований, относящихся к продукции

Организация должна определить:

a) требования, установленные потребителями, включая требования к поставке и деятельности после поставки;

b) требования, не определенные потребителем, к продукции, но необходимые для конкретного или предполагаемого использования (когда оно известно);

c) законодательные и обязательные требования, относящиеся к продукции;

d) любые дополнительные требования, определенные организацией

 Анализ требований, относящихся к продукции

Организация должна анализировать требования, относящиеся к продукции. Этот анализ должен проводиться до того, как организация примет на себя обязательства поставлять продукцию потребителям (например, участие в тендерах, принятие контрактов или заказов, а также изменений к ним) и обеспечивать, чтобы:

a) требования к продукции были определены;

b) требования контракта или заказа, отличающиеся от ранее сформулированных, были согласованы;

c) организация была способна выполнить определенные требования Результаты анализа и последующие действия должны регистрироваться и записи следует поддерживать в рабочем состоянии.

Там, где потребители не выдвигают документированных требований, организация должна подтвердить эти требования до их принятия.

Если требования к продукции изменены, организация должна обеспечить, чтобы соответствующая документация была исправлена, а заинтересованный персонал был поставлен в известность об изменившихся требованиях.

Примечание: В некоторых ситуациях, таких, как продажи, осуществляемые через Интернет, практически нецелесообразно проводить официальный анализ каждого заказа. Вместо этого анализ может распространяться на соответствующую информацию о продукции, такую, как каталоги или рекламные материалы

 Связь с потребителями

Организация должна определять и осуществлять меры по поддержанию связи с потребителями, касающиеся:

а) информации о продукции;

b) происхождения запросов, контракта или заказа, включая поправки;

с) обратной связи от потребителей, включая жалобы потребителей

12 Собственность потребителей. Сохранение продукции

Организации необходимо определить ответственность в отношении собственности потребителей и других заинтересованных сторон и управлять этой собственностью с целью защиты ее ценности.

Примеры такой собственности:

·         составные части или компоненты, поставленные для включения в продукцию;

·         продукция, поставленная для ремонта, технического обслуживания и ремонта или модернизации;

·         упаковочные материалы, поставленные непосредственно потребителями;

·         материалы потребителей, предназначенные для операций по услугам, таким, как хранение;

·         услуги, предоставленные от имени потребителей, такие, как транспортирование собственности потребителей третьей стороне;

·         интеллектуальная собственность потребителей, включая спецификации, чертежи и информацию.

Сохранение продукции

Руководству следует определить и внедрить процессы по погрузочно-разгрузочным работам, упаковке, хранению, консервации и поставке продукции для предотвращения повреждения, ухудшения состояния или неправильного использования в ходе внутренней обработки и окончательной поставки продукции.

Руководству необходимо вовлечь поставщиков и партнеров в определение и внедрение результативных и эффективных процессов защиты закупленных материалов.

Руководству следует рассмотреть необходимость в любых специальных требованиях, вытекающих из характера продукции.

Специальные требования могут быть связаны с:

программными и электронными средствами;

·         опасными материалами;

·         продукцией, требующей специального персонала для обслуживания, монтажа или применения;

·         продукцией или материалами, являющимися уникальными или незаменимыми.

Организация определяет ресурсы, необходимые для поддержания продукции в рабочем состоянии в течение ее жизненного цикла для предупреждения повреждения, порчи или неправильного использования. Организация сообщает вовлеченным заинтересованным сторонам информацию по ресурсам и методам, требующимся для сохранения предполагаемого использования продукции в течение всего ее жизненного цикла.