4.3 Проведение аудита

4.3.1 Планирование и проведение вводного собрания

Вводное собрание (совещание) является начальным этапом непосредственного проведения аудита. Обычно ведет собрание руководитель группы аудиторов. Вводное собрание рекомендуется построить по следующему плану:

1. Представление  группы аудиторов.

2. Причины проведения аудита и область (проверяемы структурные подразделения, виды деятельности, глубина и детали аудита и т.д.). Область проведения аудита заранее согласовывается документально.

3. Требования стандарта, используемые в качестве основы для аудита. Упоминается согласованная редакция стандарта.

4. Детализация выполняемых действий.

5. Даются пояснения по несоответствию, их классификации и способам отчетности. Дается информация об ограничениях количества несоответствий.

6. Определяется статус системы документации, проверяемой в процессе аудита.

7. Представляются и инспектируются сопровождающие лица согласно плану аудита.

8. Сообщаются сроки дополнительных встреч членов группы, в том числе совместных с представителями проверяемой организации.

9. Проверяется осведомленность персонала о сроках проведения этапов аудита. На предприятии заранее должен быть издан приказ о проведении аудита. В качестве приложения к приказу может быть согласован план аудита. Приказ доводится до сведения всех сотрудников.

10. Подтверждается информация об обеспечении (предоставление комнаты аудиторам, питание, транспорт и т.д.).

11. Обсуждается необходимость дополнительных поездок, дается информации о предприятии и т.д.

12. Необходимость заключительного собрания, его цель, дата проведения и основные вопросы.

13. Дополнительные вопросы.

Обычно после вводного собрания группа собирается отдельно на короткое совещание для уточнения программы и инструктажа ведущего.

4.3.2 Общение как инструмент аудитора

Умение общаться и построить беседу является одним из важнейших факторов профессионального успеха аудитора. Рекомендуется пройти дополнительную подготовку по способам методам и приемам общения.

Качества аудитора, способствующие общению:

- готовность помочь;

- вежливость;

- конструктивность и четкость в общении;

- внимательность;

- дружелюбие;

- пытливость и наблюдательность;

- дипломатичность в общении, указание на несоответствие, а не на виновника;

- обширный кругозор и чувство юмора.

Соотношение личных качеств аудитора можно проиллюстрировать схемой, приведенной на рисунке 4.2:

Рис.4.2 Личные качества аудитора и их соотношение

 При построении беседы, нужно в самом начале расположить собеседника к себе, проявить дружескую и конструктивную манеру общения. Рекомендуется выстраивать именно беседу, а не допрос.

Умение слушать является существенной составляющей деятельности аудитора. Умение слушать серьезно влияет на профессиональный результат работы. Для проявления этого умения можно привести следующие рекомендации:

1. Устранение помех (шум за спиной и т.д.).

2. Прислушайтесь к содержанию.

3. Отложенное суждение.

4. Выделение основной идеи.

5. Используйте запасное время.

6. Требуйте разъяснений.

7. Избегайте следующих плохих привычек:

·         ложное внимание,

·         занятость др. делами,

·         чрезмерная реакция на лишнее слова,

·         слушание с суетой и отводом глаз,

·         прерывание говорящего,

·         неполное слушание вещей которые мы хотим услышать, не услышав то с чем мы не согласны,

·         использование времени слушателя для подготовки следующего высказывания.

В процессе общения различают 2 аспекта:

1.Механический аспект раздачи  и получения информации.

2.Субъективный аспект эмоций и т.д. Можно определить общение как:

·         восприятие и интерпретация информации;

·         вероятное или потенциальное удовлетворение потребностей личности;

·         реакция или отклик на поставленную цель.

 4.3.3 Проведение аудита

Обычно аудит включает следующие основные действия (этапы): 1.Проверка наличия документации системы качества:

а) Проверка наличия перечня документа системы качества, обязательных для применения в проверяемом подразделении. Список должен быть актуализирован, утвержден руководителем и согласован с руководителем службы качества.

б) Проверка наличия документов в соответствии со списком.

в) Проверка поддержки документов в рабочем состоянии.

2. Проверка соответствия документов системы качества установленным требованиям:

проверка правильности оформления;

проверка возможности идентификации документов;

проверка актуализации документов;

проверка адекватности содержания документов стандартам;

проверка полноты изложения процедур в документах.

3. Проверка выполнения требований к системе качества:

·         проверка соответствия деятельности подразделения и ее результатов мероприятиям, запланированным системой качества; ознакомление с данными о качестве.

·         беседа с сотрудниками проверяемого подразделения.

·         ознакомление с состоянием данных о качестве и средств контроля и измерений, рабочих мест и мест отдыха сотрудников.

·         проверка проведения обучения персонала, в том числе при внедрении системы качества.

·         фиксация несоответствий:

·         обнаружение, идентификация и регистрация несоответствий.

·         классификация несоответствий по их значимости.

·         протоколирование несоответствия.

Рабочая документация аудита:

1. Перечни контрольных вопросов;

2. Формы регистрации несоответствий;

3. Формы для документирования вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы аудиторов.

В ходе проверки может выявиться необходимость в проведении дополнительных проверок. В качестве основы для планирования аудиторы должны проанализировать документацию системы качества. Если в результате такого анализа выяснено, что система проверяемой организации не соответствует требованиям, дальнейшую проверку необходимо прекратить, пока все сомнения не будут разрешены с точки зрения аудитора.